日程調整ツールを自分用にAIでつくった話

2026年10月20日　文・つっちー

「打ち合わせの日程を決めるだけで、何往復もやりとりしてしまう」。仕事をしていると、日程調整に思った以上に時間をとられることがあります。

わたしは、自分用に「調整さん」の代わりになる日程調整ツールをAIでつくりました。

結論から言うと、このツールづくりでわかったのは「自分の小さな困りごとこそ、AIで道具にしやすい」ということです。この記事では、なぜ自分用につくったのか、どう考えて形にしたのかをお話しします。

なぜ自分用の日程調整ツールをつくったのか

日程調整には、便利なサービスがたくさんあります。「調整さん」もその一つで、わたしも使っていました。

それでも自分用につくったのは、次のような理由からです。

自分の使い方に、ぴったり合う形にしたかった
いつも同じ手順をくり返しているので、もっとラクにしたかった
見た目や言葉も、自分の仕事にあわせたかった

既存のサービスは、たくさんの人が使えるようにつくられています。そのぶん、一人ひとりの使い方に完全には合わないこともあります。自分だけの道具なら、自分の使い方にあわせて形を決められます。

どう考えて形にしたか

まず、いつもの手順を書き出す

最初にやったのは、自分がふだん日程調整でやっていることを、順番に書き出すことでした。

候補の日時を考える
相手に候補を送る
都合のいい日を返してもらう
日程を決めて、相手に伝える

こうして書き出してみると、どこに手間がかかっているのかが見えてきます。

「いらない機能」を決める

自分用の道具をつくるときは、何でも入れたくなります。でも、使わない機能が多いと、かえって使いにくくなります。自分が本当に使う機能だけにしぼりました。

見た目も、自分の仕事にあわせる

日程調整のページは、相手に送るものです。自分の仕事の雰囲気にあった見た目にすることで、相手にも気持ちよく使ってもらえるようにしました。

やってみてわかったこと

小さな困りごとは、道具にしやすい

日程調整のように、毎回くり返す小さな作業は、道具にすると効果を感じやすいものです。大きなシステムをつくらなくても、ちょっとした手間が減るだけで、気持ちがずいぶんラクになります。

自分が使い手だと、直すのが早い

自分用の道具は、自分が使い手です。使ってみて「ここが不便」と思ったら、すぐに直せます。この「使う、気づく、直す」のくり返しが早いのは、自分用ならではの良さだと感じました。

自分の困りごとは、だれかの困りごとかもしれない

自分が困っていることは、同じような仕事をしている人も困っていることが多いものです。自分用につくった道具が、ほかの人の役に立つこともあるかもしれません。

相手にとっても使いやすいか

日程調整のツールは、自分だけでなく、相手も使うものです。自分にとって便利でも、相手が迷ってしまっては意味がありません。

そこで、相手が初めて開いても、何をすればいいかすぐにわかることを大切にしました。

画面を開いたら、まず何をすればいいかがわかる
選ぶだけで答えられる
説明を読まなくても使える

自分用の道具でも、相手がいる場面で使うものは、相手の目線でも確かめておくことが大切だと感じました。

あなたの事業に置きかえるヒント

自分の仕事の中にも、道具にできる困りごとがあるはずです。

毎回くり返している、小さな作業は何か
その作業で、いちばん手間がかかっているのはどこか
既存のサービスで、「ここが合わない」と感じるところはないか

たとえば、予約の受付、見積もりの作成、お客さんへのお礼の連絡など、毎回同じ手順をくり返している作業は、道具にしやすい候補です。まずは、いつもの手順を紙に書き出すところから始めてみてください。

自分用の道具は、見た目が多少シンプルでもかまいません。大切なのは、自分の手間が本当に減るかどうかです。小さくつくって、使いながら直していく。その気軽さが、AIで道具をつくるいちばんの良さだと思います。もし同じ困りごとを持つ人が身近にいたら、その人にも使ってもらうことで、新しい気づきが得られるかもしれません。