AIで事務作業を効率化｜個人事業主がラクになる使い方

2026年10月20日　文・つっちー

個人事業主は、本業のほかに、たくさんの事務作業を一人でこなしています。お知らせ文を書いたり、書類の文面を考えたり、やることを整理したり。気づくと、本業より事務作業に時間をとられている、という方も多いのではないでしょうか。

結論からお伝えすると、事務作業の中の「文章を考える」「整理する」部分は、AIがとても得意です。 全部を任せることはできませんが、考える時間を短くするだけで、一日がずいぶんラクになります。この記事では、個人事業主がすぐに使える事務作業のAI活用をまとめました。

AIに向いている事務作業、向いていない事務作業

まずは、向き不向きを知っておきましょう。

向いていること - お知らせ文や案内文の下書き - 書類に添える文章の作成 - やることリストの整理 - 手順書やマニュアルの下書き - 長い文章の要約

向いていないこと - 金額の計算や、帳簿の最終チェック - 税金や法律にかかわる判断 - お客さまの個人情報をあつかう作業

計算や判断は、まちがいが許されない部分です。ここは会計ソフトや専門家に任せ、AIは「文章」と「整理」の手伝いに使うのがおすすめです。

休業日、料金の変更、新しいメニューのお知らせなど、案内文を書く場面はたくさんあります。

次の内容で、お客さま向けのお知らせ文を作ってください。【内容】（年末年始のお休み）【期間】（自分で日付を入れます）【伝えたいこと】・お休み中の問い合わせは、休み明けに順番に返信する・予約はいつでも受け付けている【雰囲気】ていねいで、短め。

日付は、AIに書かせるとまちがうことがあるので、「自分で入れます」として後から入れるのが安全です。

見積書や請求書そのものは、会計ソフトやテンプレートでつくるのが安全です。そのうえで、送るときに添える文章をAIに考えてもらうと時短になります。

見積書を送るときのメール文を作ってください。相手は（初めて取引する会社の担当者）です。・見積書を添付したこと・内容でわからないことがあれば聞いてほしいこと・有効期限は（自分で入れる）ていねいに、短く。

金額や期限は、必ず自分で書類と見比べてから送りましょう。

頭の中がやることでいっぱいのときは、思いつくまま書き出して、AIに整理してもらいましょう。

``` 次のやることを、「今日やる」「今週やる」「あとでいい」に分けてください。急ぎで大事なものから順番に並べてください。

（思いつくまま箇条書きで書く） ```

AIが分けた結果は、あくまで参考です。自分の感覚と合わないところは、入れかえてください。書き出すだけで頭がすっきりするのも、この使い方の良いところです。

毎月やる作業や、たまにしかやらない作業は、手順を忘れがちです。やり方を話し言葉で書いて、AIに手順書にしてもらうと便利です。

``` 次の作業のやり方を、番号つきの手順書にしてください。初めての人でもわかるように、一つの手順に一つの作業を書いてください。

（やり方を思いつくまま書く） ```

将来、人に仕事をお願いするときにも、この手順書がそのまま役立ちます。

役所からのお知らせ、サービスの利用規約、長い案内文。読むだけで疲れてしまうものも、AIに要点をまとめてもらうと読みやすくなります。

ただし、期限や金額などの大事な部分は、もとの文章で必ず確認しましょう。

わたしも、細かいお知らせ文や手順書づくりはAIに手伝ってもらっています。考える時間が短くなった分、本業やお客さまと向き合う時間に回せるようになりました。

AIを使うと事務作業は速くなりますが、それでも細かい作業はたまりがちです。週に一度、「事務の時間」を決めて、その時間にまとめてAIと片づけるのもおすすめです。お知らせ文、返信、手順書の更新などをまとめて進めると、頭の切りかえが少なくてすみます。

事務作業の中には、AIに手伝ってもらえることがたくさんあります。全部を任せるのではなく、「文章」と「整理」をAIに、「計算」と「判断」を自分や専門家に、と分けるのがコツです。

「自分の事務作業のどこにAIを使えるか知りたい」というときは、相談してください。

つっちーTsucchii / Musubi

「結び」代表。理学療法士として10,000名以上と向き合ってきた経験をもとに、AIで事業の構想から言葉・サイト・アプリまでを形にしています。